Najczęstsze błędy językowe w dokumentach HR i jak ich unikać cz.I

Dokumenty tworzone przez działy HR mają kluczowe znaczenie w codziennym funkcjonowaniu firmy. Umowy o pracę, regulaminy, polityki wewnętrzne czy oferty pracy – wszystkie te teksty muszą być precyzyjne i jednoznaczne, zwłaszcza jeśli są przygotowywane w języku angielskim. Niestety, nawet małe błędy językowe mogą prowadzić do nieporozumień, naruszeń prawa, a czasem nawet problemów prawnych. Jakie są najczęstsze błędy popełniane w dokumentach HR i jak ich unikać?

1. Niepoprawne tłumaczenia z języka polskiego

Jednym z najczęstszych błędów jest literalne tłumaczenie polskich dokumentów na język angielski. Słowa lub zwroty, które brzmią naturalnie w języku polskim, mogą mieć inne znaczenie w angielskim kontekście. Na przykład termin "umowa o dzieło" przetłumaczony dosłownie na "contract of work" nie oddaje sensu tego dokumentu w systemie prawnym anglojęzycznym. Poprawnym odpowiednikiem będzie "specific task contract". Kluczowe jest, aby zamiast dosłownego tłumaczenia, korzystać z profesjonalnych tłumaczy lub konsultować się z ekspertami prawnymi.

2. Błędy gramatyczne i stylistyczne

Dokumenty HR muszą być formalne i precyzyjne, a błędy gramatyczne mogą negatywnie wpłynąć na profesjonalny wizerunek firmy. Typowe błędy gramatyczne to m.in. pomyłki w czasie używania czasów, złe konstrukcje zdań czy nieprawidłowe użycie form liczbowych (singular vs plural). W ofertach pracy często pojawiają się zdania w stylu "The candidate must speaks fluent English", co jest błędną formą, ponieważ czasownik w trzeciej osobie liczby pojedynczej ("must") nie wymaga dodania końcówki "s" w kolejnym czasowniku.

3. Zbyt skomplikowane słownictwo

Wielu pracowników HR, chcąc nadać dokumentom bardziej formalny charakter, sięga po skomplikowane wyrażenia, które mogą być trudne do zrozumienia. Zamiast używać nadmiernie rozbudowanych struktur, warto stawiać na jasność i prostotę. Zrozumiałe, krótkie zdania zmniejszają ryzyko błędów interpretacyjnych oraz pomyłek w przekazie. Zamiast na przykład pisać "pursuant to the aforementioned clauses", lepiej użyć prostszego "as stated earlier in the document".

4. Błędy w zapisach dotyczących czasu i warunków

W umowach i regulaminach ważne jest dokładne określenie warunków oraz ram czasowych, a nieprecyzyjne sformułowania mogą prowadzić do nieporozumień. Zwroty takie jak "for the time being" czy "until further notice" mogą być interpretowane różnie przez różne osoby. Lepiej używać jasnych i konkretnych wyrażeń, np. "This contract is valid from January 1st, 2024, until December 31st, 2024." Precyzyjne daty i warunki pracy eliminują ryzyko niejasności i problemów na tle prawnym.

5. Błędy w konstrukcji ofert pracy

Częstym problemem w ofertach pracy jest brak klarowności w wymaganiach dotyczących stanowiska oraz błędne formułowanie obowiązków. W ofertach pisanych po angielsku ważne jest, by unikać niejasnych i ogólnikowych określeń, takich jak "candidate must have good communication skills", bez wyjaśnienia, co dokładnie to oznacza. Zamiast tego, lepiej sprecyzować: "candidate must be able to clearly present information in both written and spoken form during team meetings and client presentations." Dzięki temu kandydaci będą mieli jasność, co od nich oczekuje firma.

A c.d.n.!